1. Ved indmeldelsen

1.1 Hvilke oplysninger behandler vi?
Coop behandler en række almindelige personoplysninger, når du bliver medlem af Coops medlemsprogram (profiloplysninger):
Navn, adresse, fødselsdato, medlemsnummer, mobiltelefon, telefonnummer, e-mail, tilhørsbutik, andelskonto, indmeldelsesdato.
Disse oplysninger er obligatoriske for oprettelse af et Coop medlemskab.

I det omfang du har oplyst det, behandler vi tillige følgende personoplysninger:
Køn, antal personer i husstanden, antal børn under 18 år, beboelsesform, fritidshus, bil samt eventuel tilknytning til andre medlemmer.
Disse oplysninger er frivillige.

1.2 Hvad er formålet med behandlingen?
Behandlingen sker med det formål at etablere og vedligeholde en ajourført fortegnelse over Coops andelshavere og opretholde og administrere et medlemsprogram (Coops medlemsprogram).

Som led i medlemsprogrammet behandles personoplysningerne tillige det formål at kunne segmentere medlemmer og målrette tilbud og markedsføring, samt muliggøre betaling fra Coops app, hvis medlemmet har indmeldt et betalingskort i Coops app. Oplysningerne bruges desuden til at give klimavenlige råd og tilbud og udlodde gaver, der relaterer sig til klimavenlige madvaner, hvis medlemmet har givet specifikt samtykke hertil.

Behandlingen sker desuden med det formål at kunne tilskrive en særlig Coop Bank-bonus, hvis medlemmet betaler med et Coop Bank kort. Behandlingen sker endvidere med det formål at tilskrive medarbejderbonus, hvis medlemmet er medarbejder og tilmeldt bonusordningen for medarbejdere. En oplyst e-mailadresse bruges til at sende aktiveringslink, log-in koder, servicemeddelelser samt spørgeundersøgelser, og – hvis medlemmet har givet specifikt samtykke til dette – til at fremsende markedsføring fra Coop om varer og services fra Coop eller samarbejdspartnere i Coops medlemsprogram.

1.3 Hvad er det lovlige grundlag for behandlingen (retsgrundlaget)?
Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b) (kontraktforhold).

1.4 Hvor længe behandler vi dine oplysninger?
Coop opbevarer oplysningerne, indtil alle mellemværender mellem Coop og medlemmet er afsluttet. Udgangspunktet er, at personoplysningerne slettes senest 3 år efter medlemskabets ophør. Bogføringspligtige oplysninger opbevares i indeværende år + 5 år.

2 Under medlemskabet

2.1 Hvilke oplysninger behandler vi?
Coop behandler medlemmets profiloplysninger, jf. ovenfor, medlemmets henvendelseshistorik og bevægelserne på medlemskontoen (andelsindskud, bonus, dividende, samvirkeabonnement mm).

Når medlemmet anvender funktionen aldervalidering til brug for køb af produkter underlagt aldersregler, kontrolleres medlemmets alder via MitID.

Når medlemmet bruger sit medlemskort eller bruger Coops app, mens medlemmet er logget ind, behandler Coop tillige oplysninger om medlemmets enkelte køb (bondata og fakturadata) hos Coop og de samarbejdspartnere, som er tilknyttet Coops medlemsprogram. Dette gælder, hvad enten medlemmets køb sker i fysiske butikker eller i onlinebutikker.

Hvis medlemmet har givet samtykke til beregning af klimaaftryk, behandles oplysninger om klimaaftryk og økologi, baseret på medlemmets indkøbshistorik (bondata). 

Coop behandler desuden oplysninger om, hvor og hvornår medlemskortet, medlemsnummeret og Coops app er brugt.

Medlemmet kan til- eller fravælge muligheden for at anvende visse funktioner i Coops app gennem indstillingerne i sin telefon, og Coop behandler i så fald de personoplysninger, der knytter sig hertil, se nærmere om Coops app.

Endeligt behandler Coop, i det omfang det er muligt, oplysninger om medlemmets modtagelse og åbning af Coops mails og om medlemmets brug af Coops digitale platforme, f.eks. brug af Coops hjemmesider og brug af Coops app.

2.2 Hvad er formålet med behandlingen?
Oplysningerne om medlemmets registrerede køb bruges sammen med medlemmets profiloplysninger til at opgøre medlemmets bonussaldo, eventuel dividende samt øvrige opnåede medlemsfordele.

Når medlemmet logger ind som medlem på Coop.dk eller på Coop appen, bruges medlemmets profiloplysninger sammen med oplysningerne om medlemmets enkelte køb af varer og om medlemmets digitale adfærd til at placere medlemmet i en gruppe med en given indkøbsprofil med henblik på at give medlemmet adgang til nyheder, services og generelle og personlige tilbud, herunder tilbud fra samarbejdspartnere. Formålet er desuden at sikre korrekt segmentering af medlemmet med henblik på at give medlemmet adgang til personlige rabatter, udvalgt specielt til det pågældende medlem og baseret på varer og services, som medlemmet oftest køber, eller som kan være særligt relevante for medlemmet.

Hvis medlemmet har givet samtykke til beregning af klimaaftryk, behandles oplysninger om klimaaftryk og økologi, baseret på medlemmets indkøbshistorik (bondata). Oplysningerne bruges desuden til at give klimavenlige råd og tilbud og udlodde gaver, der relaterer sig til klimavenlige madvaner, hvis medlemmet har givet specifikt samtykke hertil.

Coop bruger desuden oplysningerne om medlemmets behandling af tilsendte mails fra Coop og om medlemmets digitale adfærd til at opnå generel statistisk viden om medlemmernes åbningsrater på tilsendte e-mails og brug af de digitale platforme.

Coop bruger endelig oplysningerne om medlemmets køb og digitale adfærd til at vedligeholde og udvikle Coops fysiske butikker, varesortiment, tilbud og digitale platforme og services.

2.3 Hvad er det lovlige grundlag for behandlingen (retsgrundlaget)?
Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger er følgende:

• Medlemsadministration: databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b) (kontraktforhold).
• Tilvalgt markedsføring: (nyhedsbreve, tilbudsaviser mv.): databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a) (samtykke).
• Personaliseret markedsføring: databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, første afsnit, litra f) (interesseafvejning).
  Behandlingen sker med henblik på, at Coop kan vise medlemmer så relevant markedsføring som muligt og øge medlemmernes loyalitet over for Coop. Personaliseringen baseres udelukkende på det enkelte medlems købshistorik, og kun i det omfang medlemmet har ladet det enkelte køb registrere som et medlemskøb. En sådan behandling må anses for almindelig i et løbende kundeforhold som led i et medlemsprogram. Samtidig sker personaliseringen for at Coop kan levere de personlige tilbud, som medlemmerne loves i medlemsprogrammet. Samlet ses der ikke at være nogen modsatrettede interesser, der overstiger Coops interesse i denne behandling.
  Medlemmer, der ikke måtte ønske denne personalisering, kan til enhver tid og betingelsesløst frabede sig personaliseringen på medlemsprofilsiden.
• Målrettet markedsføring: databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, første afsnit, litra f) (interesseafvejning).
  Behandlingen sker for at Coop kan vise medlemmerne så relevant markedsføring om Coops medlemsprogram og produkter som muligt på de digitale medier og sociale platforme, som medlemmerne benytter. Medlemmerne er på forhånd informeret om, at Coop i denne forbindelse kan dele medlemmernes e-mailadresse og telefonnummer i hashet form. På den baggrund ses der ikke at være nogen modsatrettede interesser, der overstiger Coops interesse i denne behandling.
  Medlemmer, der ikke måtte ønske denne deling, kan til enhver tid og betingelsesløst frabede sig dette på medlemsprofilsiden.
• Statistik: databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, første afsnit, litra f) (interesseafvejning).
  Coops legitime interesse i at optimere sine fysiske butikker, sit varesortiment, sine tilbud og digitale platforme og services går forud for hensynet til den registreredes privatliv og frihedsrettigheder, da det må betragtes som en rimelig forventning hos medlemmerne, at Coop foretager en sådan statistisk behandling.
• Klimaaftryk og økoandel: databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a) (samtykke).

2.4 Hvem deler vi dine oplysninger med?
Vi deler kun dine data med tredjemand, herunder med vores samarbejdspartnere i medlemsprogrammet, hvis dette er tilladt i henhold til gældende lovgivning.

Coop ønsker at vise medlemmer relevante annoncer for Coops produkter samt annoncer fra vores samarbejdspartnere i medlemsprogrammet, når medlemmer benytter de digitale medier og sociale platforme, vi annoncerer hos. På den måde kan vi med større sandsynlighed vise medlemmer reklamer, der kan have deres interesse, og undgå dem, der ikke findes relevante for medlemmet. Det gør vi ved at matche oplysninger (fx medlemsnummer, e-mail eller telefonnummer i hashet form) hos vores samarbejdspartnere og hos de digitale medier og sociale platforme vi samarbejder med, der i forvejen har de samme oplysninger om medlemmet, fordi denne er registreret som medlem, kunde eller lignende hos dem.
Aktuelt samarbejder vi med følgende digitale medier og sociale platforme: Google LLC, Meta Platforms Ireland Ltd., TV2 Danmark A/S, JP/Politikens Hus A/S, Berlingske Media A/S, Aller Media A/S, Jysk Fynske Medier P/S og Snap Group SAS.
Medlemmer, der ikke måtte ønske denne deling, kan til enhver tid og betingelsesløst frabede sig dette på medlemsprofilsiden under ’Dine markedsføringsvalg’ og herefter ’Annoncepartnere’.

Endelig vil Coop kunne dele relevante oplysninger hvis det er nødvendigt for at overholde lovkrav, samt i forbindelse med forskningsprojekter i samfundets interesse.

2.5 Hvad er kilderne til dine oplysninger

Direkte fra dig
Hovedparten af de personoplysninger, vi behandler, modtager vi direkte fra dig i forbindelse med:

• Din indmeldelse som medlem af Coops medlemsprogram
• Din opdatering af profiloplysninger på din medlemsprofil
• Din brug af medlemskortet, medlemsnummeret eller Coops app i forbindelse med køb
• Dine henvendelser til Coop
• Dine samtykker til specifikke behandlinger (f.eks. klimaaftryk, markedsføring)

Offentlige registre
For at sikre korrekte og ajourførte oplysninger indhenter Coop visse personoplysninger fra offentlige registre:

• Adresseoplysninger: Coop kan ajourføre adresseoplysninger via det Centrale Person Register for at sikre, at vi har din korrekte adresse
• Navnevalidering: I forbindelse med MitID-validering kan Coop foretage navnevalidering af din profil
• Aldersvalidering: Coop kan indhente oplysninger om aldersvalidering via MitID-validering til brug for køb af varer med aldersbegrænsninger

Samarbejdspartnere
Når du foretager køb hos samarbejdspartnere, der er tilknyttet Coops medlemsprogram, og anvender dit medlemskort, medlemsnummer eller Coops app, modtager Coop oplysninger om:

• Køb med henblik på at kunne tilskrive Coop bonus

2.6 Hvor længe behandler vi dine oplysninger?
Medlemsoplysninger behandles under hele medlemskabet. Udgangspunktet er, at personoplysningerne herefter slettes senest 3 år efter medlemskabets ophør. Coop opbevarer dog relevante oplysninger, indtil evt. mellemværender mellem Coop og medlemmet er afsluttet.

Kvitteringer på registrerede køb, inklusive bonusoplysninger, gemmes i indeværende år + 5 år. Efter 3 år behandles disse oplysninger dog alene med det formål, at du selv kan tilgå oplysningerne via din Coop-profil med henblik på f.eks. forbrugsoverblik, reklamationer ud over den almindelige reklamationsfrist, verifikation af korrekt bonusudregning mv.

Bogføringspligtige oplysninger opbevares i indeværende år + 5 år.